Une facture électronique est un document commercial qui contient les informations spécifiques à un achat. Il sert à preuve de l’existence d’une transaction commerciale et, en général, est envoyé par un vendeur à un acheteur. Il est considéré comme étant le même type de document qu’une facture papier, mais est produit et envoyé électroniquement, ce qui le rend plus pratique et plus sûr.
Qu’est-ce que la facture électronique ?
Une facture électronique est un document qui sert à enregistrer une transaction commerciale entre une entreprise et un client. Elle est générée sous forme d’un fichier électronique qui est transmis à un destinataire à l’aide d’un système informatique. Elle contient les mêmes informations qu’une facture traditionnelle et est dotée d’un cachet numérique qui garantit sa validité.
Introduction à la facturation électronique
La facturation électronique est une solution technologique qui permet aux entreprises et aux organisations de remplacer les systèmes traditionnels de facturation papier et d’automatiser leurs processus de facturation. Cela permet aux entreprises de réduire leurs coûts, d’accélérer leur cycle de facturation et de rationaliser leurs processus.
Comment fonctionne-t-elle ?
Une facture électronique est générée dans un format spécifique, appelé XRechnung, qui est un format standardisé par la Commission européenne. Cela permet aux entreprises d’envoyer et de recevoir des factures uniques qui peuvent être lues par tous les systèmes informatiques.
Généralement, elle est envoyée à l’acheteur par le vendeur via un système d’échange électronique, tel qu’EDI (échange de données informatisées). Une fois que l’acheteur reçoit la facture électronique, il peut la consulter et la vérifier avant d’effectuer le paiement.
La facture électronique est un document électronique qui est produit directement par un système informatique. Les entreprises peuvent utiliser des logiciels spécialisés pour générer des factures électroniques. Elles peuvent également envoyer des factures électroniques à leurs clients à l’aide de plateformes d’échange électronique de documents (EDI).
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Facture électronique obligatoire
En Europe, elle est devenue obligatoire pour toutes les transactions entre entreprises depuis le 1er janvier 2021.
Cette mesure a été mise en place par la Commission européenne dans le cadre de la lutte contre la fraude et le blanchiment d’argent.Cette nouvelle exigence a été mise en place pour faciliter la vérification des transactions entre entreprises et pour renforcer la sécurité des échanges. Elle permet également aux entreprises de réduire leurs coûts de papeterie et de stockage et de gagner du temps en évitant de devoir scanner et envoyer des factures papier.
Avantages
La facture électronique offre de nombreux avantages par rapport aux factures traditionnelles. Elle est plus rapide et plus efficace, car elle peut être générée et envoyée instantanément. Elle est plus sûre, car elle est dotée d’un cachet numérique qui garantit sa validité. Elle est également plus pratique et plus économique, car elle permet aux entreprises et aux clients de gagner du temps et de l’argent.
Elle offre une variété d’avantages pour les entreprises et les organisations :
- Réduction des coûts : la facturation électronique peut réduire considérablement les coûts associés à l’impression, l’envoi et le traitement des factures papier. Les entreprises peuvent économiser jusqu’à 80 % des coûts de traitement des factures papier.
- Gain de temps : le processus de facturation électronique est beaucoup plus rapide que le processus de facturation papier. Les factures électroniques peuvent être envoyées instantanément et leur traitement est beaucoup plus rapide.
- Meilleure précision : les systèmes de facturation électronique offrent une précision améliorée des données de facturation et une meilleure visibilité des données de facturation. Cela permet aux entreprises de réduire les erreurs et d’améliorer la qualité des données.
- Meilleure sécurité : les systèmes de facturation électronique offrent une meilleure sécurité et une plus grande confidentialité des données de facturation. Les entreprises peuvent ainsi s’assurer que leurs données sont protégées et sécurisées.
Son avenir
Les factures électroniques sont de plus en plus populaires et sont déjà utilisées par de nombreuses entreprises dans le monde. Elles sont considérées comme la norme et devraient être adoptées par de plus en plus d’entreprises à mesure que les technologies s’améliorent et que les coûts des systèmes informatiques diminuent. La facture électronique devrait être une partie intégrante des processus commerciaux de demain.